Chez CasaBooking, nous mettons tout en œuvre pour offrir aux voyageurs une expérience fluide, sereine et bien encadrée. La qualité de leur séjour commence dès la réservation, avec une communication claire, anticipée et personnalisée.

Pour garantir ce niveau d’exigence, un protocole précis a été mis en place. Voici comment il fonctionne et comment vous pouvez, en tant qu’hôte, y contribuer efficacement

Tous les messages, qu’ils soient envoyés automatiquement ou manuellement, sont accessibles dans chaque fiche de réservation, via l’onglet Boîte de réception / Forum.

Suggestion ou correction ?
Ajoutez un commentaire dans le forum de la réservation. Seule l’équipe CasaBooking pourra le lire — les voyageurs n’y ont pas accès

Un calendrier structuré a été mis en place pour rythmer les échanges avec les voyageurs et éviter les oublis ou les malentendus :

• Envoi du formulaire de pré check-in aux voyageurs
• Une fois le formulaire rempli, ils reçoivent un rappel avec les noms et numéro de la personne de contact ( propriétaire ou concierge) leur indiquant de prendre contact en cas de besoin de draps, serviettes, lit bébé… mais aussi de confirmer l’heure d’arrivée prévue.

• Premier rappel aux voyageurs qui n’ont pas encore rempli leur pré check-in

• Deuxième rappel pour les voyageurs encore inactifs

À partir de J-7, si vous n’avez reçu aucun message du voyageur, nous vous recommandons de le contacter directement par SMS ou WhatsApp.

À J-3, si vous êtes toujours sans nouvelles, il est important de tenter un contact car ils n’ont toujours pas donné suite à nos trois rappels. Peut-être ne les ont-ils pas reçus ?

Sans réponse sous 24h, merci de nous en informer pour que nous puissions prendre le relais

Objet : Votre arrivée à CASA XXX dans N jours !

Bonjour [FIRST_NAME],

Votre arrivée à CASA XXX approche à grands pas, plus que N jours !

Merci de me communiquer votre heure d’arrivée estimée dès que possible, et de me préciser si vous avez des demandes particulières (animal de compagnie, lit bébé…)

Besoin de draps et serviettes ?
Merci de passer commande avant [jeudi/demain…] pour que la blanchisserie puisse nous les fournir à temps.

Solde à régler ?
Si un paiement est dû, merci de prévoir du liquide à l’arrivée (cela m’évitera un aller-retour le lendemain !).

Une question ?
Contactez-moi de préférence par SMS pour une réponse rapide.

À très bientôt à XXX !

Cordialement,
YYY

Subject: Your Arrival at CASA XXX in N Days!

Hello [FIRST_NAME],

Your arrival at CASA XXX is just N days away!

Please share your estimated arrival time as soon as possible, and let me know if you have any special requests (pet, baby crib, etc.).

Need bed linens and towels?
If so, please place your request by [Thursday/tomorrow…] so we can arrange it in time.

Outstanding payment?
If any balance remains, please bring cash upon arrival (to avoid a return trip the next day!).

Any questions?
Feel free to contact me by SMS for a quicker reply.

Looking forward to welcoming you to XXX!

Best regards,
YYY

Ce protocole permet d’anticiper les besoins des voyageurs, de fluidifier l’organisation des arrivées, et de renforcer la qualité de l’accueil, tout en vous faisant gagner en sérénité et en efficacité.

Une bonne préparation, c’est la clé d’un séjour réussi — pour vos hôtes comme pour vous