Bij CasaBooking doen we er alles aan om reizigers een vlotte, zorgeloze en goed begeleide ervaring te bieden. De kwaliteit van hun verblijf begint al bij de boeking, dankzij duidelijke, tijdige en gepersonaliseerde communicatie.

Om dit hoge serviceniveau te garanderen, hebben we een gestructureerd protocol ingevoerd. Hieronder leest u hoe het werkt en hoe u als host doeltreffend kunt bijdragen

Alle automatisch of handmatig verzonden berichten aan gasten zijn toegankelijk via elk reserveringsdossier, in het tabblad Inbox / Forum.

Als u foutieve informatie opmerkt of verbeteringsvoorstellen hebt, kunt u eenvoudig een opmerking toevoegen in dit forum. Alleen het CasaBooking-team ziet deze berichten — gasten hebben hier geen toegang toe.

We hanteren een duidelijke tijdlijn voor de communicatie met gasten om vergissingen en misverstanden te voorkomen:

• Gasten ontvangen een verzoek tot pre check-in. Ze moeten hier hun verwachte aankomsttijd, het aantal volwassenen en kinderen, enz. bevestigen.
• Zodra het formulier is ingevuld, ontvangen ze een herinnering met de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon (eigenaar of conciërge), met het verzoek om contact op te nemen bij vragen over lakens, handdoeken, babybedje… én om hun aankomsttijd te bevestigen

• Eerste herinnering voor gasten die hun pre check-in nog niet hebben ingevuld

• Tweede herinnering voor gasten die nog steeds niet hebben gereageerd

Vanaf dag -7 raden we aan om zelf rechtstreeks contact op te nemen via SMS of WhatsApp als u niets van de gasten hebt gehoord.

Op dag -3, als er nog steeds geen reactie is, is het belangrijk zelf contact te zoeken — mogelijk hebben ze onze herinneringen niet ontvangen.

Krijgt u binnen 24 uur geen antwoord? Laat het ons weten, zodat wij het kunnen overnemen

Onderstaand voorbeeld wordt regelmatig gebruikt door onze ontvangstverantwoordelijken. Voel u vrij het te kopiëren en aan te passen:

Bericht in het Frans:

Objet : Votre arrivée à CASA XXX dans N jours !

Bonjour [FIRST_NAME],

Votre arrivée à CASA XXX approche à grands pas, plus que N jours !

Merci de me communiquer votre heure d’arrivée estimée dès que possible, et de me préciser si vous avez des demandes particulières (animal de compagnie, lit bébé…)

Besoin de draps et serviettes ?
Merci de passer commande avant [jeudi/demain…] pour que la blanchisserie puisse nous les fournir à temps.

Solde à régler ?
Si un paiement est dû, merci de prévoir du liquide à l’arrivée (cela m’évitera un aller-retour le lendemain !).

Une question ?
Contactez-moi de préférence par SMS pour une réponse rapide.

À très bientôt à XXX !

Cordialement,
YYY

Bericht in het Engles:

Subject: Your Arrival at CASA XXX in N Days!

Hello [FIRST_NAME],

Your arrival at CASA XXX is just N days away!

Please share your estimated arrival time as soon as possible, and let me know if you have any special requests (pet, baby crib, etc.).

Need bed linens and towels?
If so, please place your request by [Thursday/tomorrow…] so we can arrange it in time.

Outstanding payment?
If any balance remains, please bring cash upon arrival (to avoid a return trip the next day!).

Any questions?
Feel free to contact me by SMS for a quicker reply.

Looking forward to welcoming you to XXX!

Best regards,
YYY

Dit protocol helpt om in te spelen op de behoeften van de gasten, zorgt voor een soepele aankomst en versterkt de kwaliteit van het onthaal — terwijl het u als host gemoedsrust en efficiëntie oplevert.

Een goede voorbereiding is de sleutel tot een geslaagd verblijf — voor uw gasten én voor uzelf